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Frage:

Welche steuerlichen Verpflichtungen hat ein Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer (Abgabe von Lohnsteueranmeldungen usw.)? [31002]

Antwort:

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Allgemeine Informationen
Zuständige Stelle
Verfahren 
Fristen
Gebühren 
Sonstiges 
Rechtsgrundlage

Allgemeine Informationen
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, bei jeder Lohnzahlung die Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und ggf. die Kirchensteuer für Rechnung des Arbeitnehmers vom Arbeitslohn einzubehalten, beim zuständigen Finanzamt der Beitriebsstätte (Betriebsstättenfinanzamt) elektronisch anzumelden und dorthin abzuführen.

Die Beträge für Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer sind nach den Besteuerungsmerkmalen zu berechnen, die in der Datenbank der Finanzverwaltung als "Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)" gespeichert und vom Arbeitgeber abzurufen sind (z.B. Steuerklasse, Religionszugehörigkeit, Freibeträge).Der Abruf muss authentifiziert erfolgen.

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, seine Arbeitnehmer bei Aufnahme des Dienstverhältnisses in der Datenbank anzumelden und die ELStAM anzufordern. Der Arbeitgeber benötigt dafür folgende Angaben vom Arbeitnehmer:

  • Steueridentifikationsnummer (ID-Nr.)
  • Geburtsdatum
  • Haupt- oder Nebenbeschäftigung
  • ggf. Mitteilung, ob ein Freibetrag im Nebenarbeitsverhältnis zur Anwendung kommt.

Weitere Informationen zu den ELStAM finden Sie auf der Internetseite www.elster.de unter der Rubrik „Benutzergruppen" "Arbeitgeber". Das für die Authentifizierung erforderliche Zertifikat muss einmalig im Dienstleistungsportal der Finanzverwaltung (www.elster.de) beantragt werden.

Wenn Sie in Ihrem Betrieb Arbeitnehmer beschäftigen, müssen Sie nach jedem Anmeldungszeitraum (monatlich, vierteljährlich, jährlich – siehe Fristen), in dem Arbeitslohn gezahlt wurde, eine "Lohnsteuer-Anmeldung" auf elektronischem Weg an das Betriebsstättenfinanzamt übermitteln.

Zudem ist für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto für das jeweilige Kalenderjahr zu führen. In das Lohnkonto sind u.a. Art und Höhe des gezahlten Arbeitslohns sowie die einbehaltene Lohnsteuer einzutragen. Der Arbeitgeber hat das Lohnkonto am Jahresende abzuschließen und aufgrund der Eintragungen im Lohnkonto spätestens bis zum letzten Tag des Monats Februar des Folgejahres nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung für den Arbeitnehmer an die Finanzverwaltung zu übermitteln.

Achtung:
Bei der Besteuerung von Teilzeitbeschäftigten (Aushilfen) und geringfügig Beschäftigten gelten Besonderheiten. Der Arbeitslohn dieser Arbeitnehmer kann (neben der Besteuerung nach den allgemeinen Vorschriften) unter bestimmten Voraussetzungen pauschal besteuert werden. Wenn Sie einen Arbeitnehmer im Rahmen eines 400-Euro-Jobs (sog. Minijob) beschäftigen, sind die einheitliche Pauschsteuer (2 %) sowie die Pauschalbeiträge u.a. zur Kranken- und Rentenversicherung nicht beim Finanzamt, sondern bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See anzumelden.

Zuständige Stelle
Das Finanzamt, in dessen Bezirk sich die Betriebsstätte des Arbeitgebers befindet.

Verfahren

Lohnsteueranmeldung
Die Lohn- und Kirchenlohnsteuerbeträge sowie der Solidaritätszuschlag für die Arbeitnehmer sind grds. bis zum 10. des Folgemonats nach Ablauf jedes Lohnsteueranmeldungszeitraums durch elektronische Übermittlung beim Finanzamt authentifiziert anzumelden. Bis zu diesem Zeitpunkt hat auch die Bezahlung der angemeldeten Beträge beim zuständigen Finanzamt zu erfolgen.

Ausführliche Informationen zur elektronischen Übermittlung u.a. der Lohnsteuer-Anmeldung an das Finanzamt und dem kostenlosen Programmangebot der Finanzverwaltung erhalten Sie auf der Internetseite www.elster.de unter der Rubrik "Benutzergruppe" "Arbeitgeber".

Elektronische Lohnsteuerbescheinigung
Die Arbeitgeber sind grundsätzlich verpflichtet, die Lohnsteuerbescheinigungen ihrer Arbeitnehmer elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Den Arbeitnehmern muss der Arbeitgeber ein Ausdruck ihrer Lohnsteuerbescheinigung nach amtlichen Muster aushändigen oder elektronisch bereitstellen.
Die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigungsdaten ist nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz authentifiziert vorzunehmen. Das für die Authentifizierung erforderliche Zertifikat muss einmalig im Dienstleistungsportal der Finanzverwaltung (www.elster.de) beantragt werden. Ohne Authentifizierung ist eine elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigungen der Arbeitnehmer nicht möglich. Einzelheiten zum Verfahren erhalten Sie unter www.elster.de unter der Rubrik "Benutzergruppen" >"Arbeitgeber".

Eine Ausnahme von der elektronischen Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung gilt für Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, die ausschließlich Arbeitnehmer im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in ihren Privathaushalten i.S. des § 8a SGB IV („450-Euro-Job“) beschäftigen. Diese können eine entsprechende manuelle Lohnsteuerbescheinigung erteilen.

Fristen

Lohnsteueranmeldung
Anmeldung und Überweisung der Beträge an das Finanzamt müssen zu folgenden Terminen erfolgen:

• monatlich bis zum 10. des Folgemonats, wenn die Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 5.000 Euro betragen hat,
• vierteljährlich bis zum 10. des auf das jeweilige Vierteljahr folgenden Monats, wenn die Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr über 1. 080 Euro, aber nicht mehr als 5.000 Euro betragen hat (z.B. für das erste Kalendervierteljahr am 10. April),
• jährlich bis zum 10. Januar des Folgejahres, wenn die Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 1.080 Euro betragen hat.

Im Jahr der Betriebseröffnung kann auf das vorangegangene Kalenderjahr nicht abgestellt werden. Deshalb ist die auf einen Jahresbetrag umgerechnete, für den ersten vollen Kalendermonat nach der Eröffnung abzuführende Lohnsteuer maßgebend.

Elektronische Lohnsteuerbescheinigung
Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung ist bis zum letzten Tag des monats Februar des Folgejahres an die Finanzverwaltung zu übermitteln.

Gebühren
Es entstehen keine Gebühren. Dienstleistungen und Software von Fremdanbietern müssen bezahlt werden.

Sonstiges
Auskünfte erteilt das Finanzamt, in dessen Bezirk sich Ihre Betriebsstätte befindet (Betriebsstättenfinanzamt).

Informationen über die für Unternehmensgründer relevanten Steuerarten finden Sie in der Broschüre des Finanzministeriums Baden-Württemberg "Steuertipps für Existenzgründer". Diese Broschüre können Sie auf den Internetseiten des Ministeriums für Finanzen und Wirtschaft Baden-Württemberg unter >Publikationen >Steuerratgeber aufrufen und herunterladen bzw. die gedruckte Version können Sie dort auch kostenlos bestellen.

Rechtsgrundlage

  • § 41a Einkommensteuergesetz (EStG) (Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer)
  • § 41b Einkommensteuergesetz (EStG) (Abschluss des Lohnsteuerabzugs)
  • §§ 93c, 149, 150 Abgabenordnung (AO)

Hinweis: Sie können die o.g. Gesetzestexte auf den Internetseiten des Bundesministeriums der Justiz aufrufen. Bitte beachten Sie auch die dort aufgeführten Erläuterungen zur Nutzung dieses kostenlosen Dienstes.

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